Электронный документооборот. Секрет удачных проектов

Автор: Громов В.Е. Генеральный директор ЗАО «Дабл Би».

Секрет удачных проектов прост: проекты внедрения систем электронного документооборота удачны только в том случае, если у используемой системы простой и понятный интерфейс, с которыми легко смогут работать даже начинающие пользователи.

По определению, в существующих на рынке системах электронного документооборота, как правило, есть все основные функции, свойственные системам поддержки жизненного цикла документов. Но интерфейсы систем для работы пользователей значительно отличаются. По опросам пользователей и потенциальных покупателей подобных систем всё больше внимания уделяется пользовательскому интерфейсу, с которым смогут свободно работать пользователи даже с начальным уровнем владения персональным компьютером.

Логика такого требования проста: чем выше эргономика пользовательского интерфейса, тем удобнее использование функций, тем проще работа в системе для неподготовленного пользователя, тем быстрее пользователи привыкают к заложенным в систему технологиям электронного делопроизводства.

Чем меньше времени пользователям нужно для того, что бы овладеть навыками работы в новой для них системе, тем быстрее система принимается пользователями и начинает приносить пользу его организации.

Интерфейс + функциональность, это тот самый случай, когда от перестановки мест слагаемое меняется. При наличии простого и понятного пользовательского интерфейса, функциональность можно добавить. С другой стороны, если у программы со всеми возможными функциями сложный интерфейс, то интерфейс уже не переделаешь, и использование программы становится затруднительным.

Пользователи систем всё больше стали понимать ключевое значение пользовательской эргономики интерфейса. Их всё больше интересует не количество ранее проданных лицензий за последние 10 лет, а интересует количество ручных манипуляций для отображения всей необходимой информации на экране.

Именно пользовательский интерфейс является сегодня гарантом успешной эксплуатации программного продукта. Кто сегодня этого не понимает, тот рискует столкнуться с тяжелыми временами настройки, повторного обучения, ломки пользователей и общечеловеческого сопротивления при эксплуатации "архаичных поделок".

В "архаичных поделках" для отображения информации на экране нужно порой открыть до 15 вложенных окон и затем в том же порядке закрывать эти 15 вложенных окон, стараясь не сбиться с мысли и не запутаться в окошках. Именно интерфейс делает возможным или невозможным использование многофункциональных систем, к которым относятся и системы электронного документооборота, в среде начинающих пользователей ПК. Часто к начинающим пользователям ПК относятся и руководители высшего звена.

Вывод об удобстве программы можно сделать за несколько минут, взглянув на интерфейс программного продукта. Поэтому многие разработчики или продавцы ПО предпочитают не демонстрировать публично работу интерфейсов продаваемых ими систем в режиме "on-line", упирают на количественные показатели, а взамен показа систем демонстрируют слайды презентаций в режиме "шоу", пытаясь убеждать словами, картинками и текстами. Часто такие продавцы намеренно исключают или не знают о соотношении "интерфейс-функциональность-цена". В лучшем случае, такие продавцы демонстрируют заказные обзоры "функциональность-цена", скрывая все сложности пользовательского интерфейса у продаваемых систем, а ведь именно с непониманием интерфейса таких систем потом сталкиваются пользователи, особенно начинающие пользователи ПК.

Кто сегодня ведется на такие шоу и выбирает систему по таблицам цифровых показателей в работе системы, по шоу-картинкам, устным заверениям, величию имени поставщика, выстроенному на основе рекламных материалов, тот рискует не получить желаемого, потратив время, деньги, а иногда и испортив свою репутацию.

Ещё не редки случаи, когда заказчики СЭД «попадаются на удочку» давно работающих, либо более известных им по рекламе, компаний-разработчиков. Часто тому виной является неумение представителей заказчика своевременно «отделить зерна от плевел» и найти в большом потоке информации о программных продуктах тот программный продукт, который окажется наиболее удобным не на словах, а на деле.

Например, в Системе эффективного управления bb workspace разработка всех функций системы с самого начала шла по наиболее сложному пути: от высоких требований пользователей к простому и понятному интерфейсу. Создавая Систему bb workspace, разработчиком во главу угла была поставлена мысль о том, что многие пользователи имеют начальный уровень использования ПК. В результате разработка программного продукта заняла гораздо больше времени, но и результат такой работы виден сразу по наиболее совершенному пользовательскому интерфейсу.

Исследуя множество систем электронного документооборота, команде разработчиков bb workspace не удалось найти другого программного продукта с такой же простой и понятной эргономикой пользовательского интерфейса, как в Системе эффективного управления bb workspace.

Для того, что бы проект внедрения системы электронного документооборота был успешным, необходимо всегда проверять информацию от вендоров, необходимо установить демо-версию и лично убедится в том, что интерфейс программного продукта будет понятен даже начинающим пользователям.

Например, демо-версия Системы эффективного управления bb workspace в базовой редакции Corporate Business доступна совершенно свободно на сайте разработчика www.bbsoftware.ru.

Опубликовано: 14 мая 2009 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет