ЗАО «Трансмашхолдинг» вышло на новый уровень управляемости. За счет внедрения системы электронного документооборота

Компания ЗАО «Трансмашхолдинг» объявляет о завершении первой фазы проекта создания корпоративной системы электронного документооборота для Головного офиса и 12 дочерних компаний на основе системы Company Media.

Большой объем документопотоков, высокие требования к скорости доведения управленческих решений руководства до непосредственных исполнителей, сложность делопроизводственных процессов (множественное согласование, сложный путь движения документов, многоуровневая система контроля), жесткие требования к контролю исполнения документов и поручений руководства на всех предприятиях, входящих в ЗАО «Трансмашхолдинг», значительная их территориальная распределенность, – все эти факторы определили в 2005 году необходимость создания корпоративной системы электронного документооборота.

В августе 2005 года компания объявила тендер на выполнение работ по внедрению современной Корпоративной системы электронного документооборота (КСЭД).

Система должна была обеспечивать:
• регистрацию и ведение входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе организационных и распорядительных документов, с которыми работает Аппарат Управления компании;
• коллективную работу по подготовке документов;
• контроль исполнения документов и поручений, формирование отчетов;
• автоматизацию подготовки, учета, контроля и исполнения договоров.

В качестве специфических к системе выдвигались следующие требования:
• КСЭД должна охватывать Головную организацию (г. Москва), дочерние компании и их структурные подразделения;
• КСЭД должна обеспечивать непрерывный цикл прохождения документа от его подготовки (создания) до списания в дело;
• полное отсутствие или минимальное количество доработок в системе под специфику определенного заказчика (типовая система);
• наличие системы дистанционного обучения пользователей;
• возможность поддержки работы системы небольшим количеством специалистов;
• простота работы пользователя в КСЭД.

Кроме того, критически важной была быстрота и относительная дешевизна внедрения КСЭД.

В сентябре 2005 года компания «ИнтерТраст» была признана победителем тендера. Предложенное специалистами ИнтерТраст программное решение CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих широкий спектр процессов: делопроизводство, документооборот, документоориентированные бизнес-процессы.

Систему выгодно отличал ряд характеристик:
• корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной организационной и в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;
• модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, позволяет выбрать необходимые, и решить именно те задачи, которые в этом нуждаются;
• наличие различных типов рабочих мест - для менеджеров и руководителей (работающих в основном с содержанием документа) и предметных специалистов (работающих, как правило, с реквизитами документов). Сотрудникам, в зависимости от их должностных обязанностей доступны именно те функциональные возможности КСЭД, которые им необходимы. Все это в совокупности делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;
• открытый код КСЭД, позволяет реализовать небольшие специфические доработки заказчиком самостоятельно.

Многолетний успешный опыт работы компании с крупнейшими российскими и зарубежными предприятиями свидетельствовал о высоком профессионализме специалистов ИнтерТраст.

Проект внедрения КСЭД стартовал в декабре 2005 года и включал в себя две очереди.

В рамках первой очереди: «Внедрение КСЭД в ЗАО «Трансмашхолдинг» (с декабря 2005 по май 2006 г), были осуществлены:
• разработка нормативной, методологической и пользовательской документации для работы в КСЭД;
• установка и настройка типовой версии CompanyMedia в Головном предприятии ЗАО «Трансмашхолдинг» на ограниченном числе (30) рабочих мест пилотной группы делопроизводителей;
• обучение специалистов, ответственных за внедрение CompanyMedia, и делопроизводителей;
• обучение пользователей CompanyMedia с помощью системы дистанционного обучения «CompanyMedia-Корпоративный тренинг» силами ТМХ;
• ввод Корпоративной системы электронного документооборота CompanyMedia в опытную эксплуатацию;
• тиражирование доработанной CompanyMedia на другие (250) подлежащие автоматизации рабочие места.

С помощью КСЭД был автоматизирован полный цикл делопроизводственных и ключевых документоориентированных процессов в Головной организации ЗАО «Трансмашхолдинг».

В рамках данной очереди были решены следующие задачи:
• повышена исполнительская дисциплина за счет организации в системе регистрации и контроля исполнения документов и решений руководства предприятия;
• сокращено время на согласование документов за счет организации ведения этого процесса в электронном виде;
• упрощено и ускорено принятие управленческих решений за счет реализации автоматического информирования заинтересованных лиц (руководителей, исполнителей) о появлении новых необходимых документов.

Первый этап также позволил оценить необходимость и порядок внедрения КСЭД в дочерних компаниях Холдинга. Для управления проектом внедрения КСЭД на предприятиях был в ЗАО «Трансмашхолдинг» была создана Исполнительная Дирекция проекта. Кроме того, на каждом из предприятий был создан Управляющий совет.

Дирекцией проекта ТМХ с привлечением специалистов ИнтерТраст был разработан единый стандарт в области работы с документами в Холдинге.

Создана методология последовательного внедрения КСЭД на предприятиях группы компаний ЗАО «Трансмашхолдинг» (сначала внедрение КСЭД в аппаратах генеральных директоров предприятий, затем тиражирование на рабочие места сотрудников организации).

Методология предусматривала наличие в рамках внедрения КСЭД на каждом из предприятий идентичного набора работ, которые выполняются в определенной последовательности:
• обучение Инструктора и Администратора системы;
• адаптация нормативно-методологической документации;
• внедрение CompanyMedia;
• запуск системы в опытную, а затем в промышленную эксплуатацию.

В рамках второй очереди «Внедрение КСЭД на предприятиях ТМХ» (с мая 2006 г. по май 2007 г.) к Корпоративной системе электронного документооборота были подключены сотрудники промышленных предприятий ЗАО «Трансмашхолдинг» (12 организаций).

На первом этапе второй очереди (май-июль 2006 г.) CompanyMedia была установлена в аппаратах генеральных директоров 12 предприятий на 50 рабочих местах.

Второй этап второй очереди (август 2006-май 2007 гг.) представлял собой полномасштабное внедрение системы на данных предприятиях: подключение к CompanyMedia всех сотрудников, работающих с документами (в общей сложности более 1000 человек). Чтобы сократить сроки ввода системы в эксплуатацию, было организовано как очное (инструкторы, администраторы, делопроизводители), так и заочное (пользователи), с помощью специально разработанной системы «CompanyMedia-Корпоративный тренинг», обучение, которое проводилось уже силами обученных специалистов предприятий...

Выбранная стратегия внедрения КСЭД на предприятиях Холдинга позволила максимально быстро создать «сквозную» систему электронного документооборота для более десятка входящих в ЗАО «Трансмашхолдинг» компаний и, соответственно, получить более быструю отдачу от внедрения CompanyMedia.

Следует отметить активное участие в проекте Исполнительной дирекции проекта, рабочих групп на предприятиях, а также партнеров компании «ИнтерТраст», которые привлекались к работам на этапе полномасштабного внедрения CompanyMedia в региональных предприятиях Холдинга.

На сегодняшний день Корпоративная система электронного документооборота CompanyMedia эксплуатируется в Головной организации (Москва) и 12 основных предприятиях ЗАО «Трансмашхолдинг» (Брянск, Пенза, Новочеркасск, Тверь, Санкт-Петербург, Коломна, Мытищи). В системе работает более 1000 сотрудников, из которых 10% - делопроизводители, остальные – руководители и ответственные исполнители.

Создание Корпоративной системы электронного документооборота позволило ЗАО «Трансмашхолдинг» решить следующие задачи:
• повысить эффективность управления компаниями за счет подключения к работе в системе всех сотрудников ЗАО «Трансмашхолдинг», работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими принятых регламентов и процедур;
• сократить время прохождения и исполнения управленческих документов по структурным подразделениям, ускорить обмен управленческой информацией между Головной компанией, зависимыми и дочерними предпритиями;
• ускорить и упростить получение информации о текущем состоянии документа или делового процесса;
• обеспечить максимальную прозрачность процессов обработки документов и заданий и возможность оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;
• максимально сократить оборот бумажных документов, обеспечить экономию людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов;
• сократить время поиска архивных документов и удешевление хранения бумажных документов за счет хранения их копий в электронном виде;
• обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа и ликвидировать утечку информации, происходящую из-за неупорядоченного хранения больших объемов документов.

В планах - дальнейшее развитие системы: функционально и территориально, а также переход на новую – 3.3 – версию системы CompanyMedia.
_________________________________________________________________________________
ЗАО «Трансмашхолдинг» – лидер на рынке транспортного машиностроения России. Предприятия компании производят магистральные и промышленные электровозы, магистральные и маневровые тепловозы, тепловозные и судовые дизели, грузовые и пассажирские вагоны, вагоны электропоездов и метро, рельсовые автобусы, вагонное литьё и другую продукцию. С более подробной информацией о компании Вы можете познакомиться на сайте: http://www.tmholding.ru/.

ЗАО «Компания «ИнтерТраст» входит в пятерку лидеров российского рынка систем электронного документооборота. Она предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области документационного обеспечения управления, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с ним. Промышленные решения компании CompanyMedia© и OfficeMedia© являются одними из наиболее популярных на рынке как по категории решений для организаций крупного и среднего бизнеса, так и для предприятий малого бизнеса. Более подробную информацию Вы можете получить, посетив сайт Компании «ИнтерТраст» www.intertrust.ru.

Полина Кочеткова, PR-менеджер ЗАО «Компания «ИнтерТраст»,
тел./факс (495) 956-79-28, Web: http://www.intertrust.ru

Опубликовано: 3 июля 2007 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет