Электронный архив для концерна "КАЛИНА"

ОАО «Концерн «КАЛИНА» (г. Екатеринбург) приступило к промышленной эксплуатации системы «Электронный архив», разработанной на основе системы электронного документооборота CompanyMedia.

Концерн "КАЛИНА" - крупнейший производитель парфюмерии, косметики и бытовой химии в России. Ежедневно сотрудниками Концерна создается и обрабатывается несколько сотен документов. Огромный их массив, децентрализованное хранение, увеличение и усложнение документопотоков способствовали возникновению таких проблем, как:
• сложность поиска необходимой информации;
• сложность учета всех документов;
• сложность получения достоверной информации о текущем состоянии документов и вследствие этого отсутствие у руководства целостной картины происходящего на предприятии или в отдельных структурных подразделениях.

Для их ликвидации было принято решение создать инфраструктуру хранения документов и управления ими: электронный архив документов.

Чтобы выбрать наиболее подходящий для себя программный продукт, специалисты концерна «Калина» провели тендер. Основными требованиями, предъявляемыми к системе, были:
1. поддержка всех наиболее распространенных форматов электронных документов (текстовые, графические, аудио-, видео-файлы), возможность контроля типов всех вводимых в систему документов;
2. создание рубрикатора архива документов с древовидной структурой любого уровня сложности;
3. разграничение прав доступа на изменение документов;
4. установка ссылок с одного на другие, связанные с ним, документы;
5. протоколирование всех действий пользователей по внесению изменений в документы;
6. защита информации от несанкционированного доступа;
7. поиск документов по текстовым фрагментам и их совокупности, по атрибутам и их совокупности, поддержка возможности поиска только в актуальных версиях документов;
8. возможность расширения функционала системы до создания на ее основе системы электронного документооборота.

Рассмотрев все предложенные программные продукты, специалисты концерна остановились на системе «CompanyMedia-Библиотека электронных документов» (компания «ИнтерТраст»). Помимо соответствия всем предъявленным требованиям система также отличалась такими возможностями, как:
• возможность настроить или доработать систему, что позволяет учесть специфику бизнеса заказчика;
• способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), что позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний.

Практическая реализация проекта внедрения системы была возложена на «Интермаст», бизнес-партнера ИнтерТраст в Екатеринбурге.

Проект начался в октябре 2006 года. Сотрудники ОАО «Интермаст» провели обследование потребностей подразделений и специалистов ОАО «Концерн «КАЛИНА», доработали «CompanyMedia-Библиотека электронных документов» в соответствии с пожеланиями заказчика, обучили пользователей и технических специалистов работе с системой. В марте система, получившая название «Электронный архив», была сдана в промышленную эксплуатацию.

Внедрение системы позволило обеспечить централизованное структурированное хранение важных для бизнеса документов, что упростило их поиск, учет, контроль исполнения, преемственность информации «от поколения к поколению», что положительно сказывается на управляемости концерна в целом.
На сегодняшний день в информационной системе «Электронный архив» работают сотрудники 10 групп маркетинга Концерна.

Валерий Булевич, начальник отдела ИТ Концерна «Калина», отмечает «Возможность, используя систему, быстро найти необходимый документ, обеспечивает сохранность, актуальность и доступность для сотрудников Концерна хранимых документов, что позволяет более оперативно и качественно выполнять свои профессиональные обязанности».

В будущем планируется увеличение пользователей системы за счет подключения к ней других подразделений Концерна, а также возможно создание на ее основе системы электронного документооборота.

Опубликовано: 15 мая 2007 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет