В Префектуре Зеленограда создан электронный архив документов

В 2003 году начата разработка и внедрение единой автоматизированной систе-мы документационного обеспечения управления (ЕАС ДОУ) в Префектурах и Управах Зеленоградского округа г. Москвы. Генеральным подрядчиком на раз-работку системы выступила компания НТЦ ИРМ.

В органы исполнительной власти ежедневно приходит большое количество до-кументов – это заявления, жалобы, обращения и проч. Как правило, большинст-во документов доставляются в бумажном виде. После сканирования документ переводится в электронный вид – образ документа.

Сейчас в составе ЕАС ДОУ Зеленограда 14 различных функциональных и слу-жебных модулей, 6 из которых содержат образы документов:
• Распоряжения префекта
• Факсы
• Распорядительные документы
• Письма граждан
• Прием населения
• Одно окно

К середине 2005 года только один модуль «Распоряжения префекта» содержал свыше 4000 образов многостраничных документов, а модуль «Одно окно» - око-ло 1000. Объем некоторых из них достигал 50 MB. Снизилась скорость доступа к документам, карточки открывались медленно. Специалисты НТЦ ИРМ решили эту проблему, внедрив в систему документооборота модуль «Электронная биб-лиотека документов». При использовании этого модуля карточка документа со-держит только ссылку на файл вложения, а все образы хранятся в базе не элек-тронной канцелярии, а в базе библиотеки. В этом случае, если к карточке доку-мента было прикреплено вложение даже очень большого объема, это не вызы-вает проблем с доступом к нему, не снижает скорость и производительность системы документооборота в целом.

Разработка модуля велась по специально подготовленному техническому зада-нию, с учетом особенностей документооборота Префектуры. В сентябре этого года система была принята в промышленную эксплуатацию.

Назначение системы «Электронная библиотека»:

• Централизованное хранение и поиск электронных документов
• Формирование комплекта электронных документов для организации ин-формационного обмена между подразделениям Префектуры, между Пре-фектурой и Управами, между Префектурой и окружными структурами.
• Наполнение базы знаний.

Цели создания системы:

• Получение максимально возможной пользы от использования информации, содержащейся в документах.
• Ускорение доступа сотрудников к необходимым документам.
• Хранение документов без ограничения сроков.
• Упрощение поиска и размножения востребованной информации.

Сейчас библиотека содержит более 27 000 документов. В августе 2006 года бы-ли проведены работы по наполнению библиотеки образами архивных копий распоряжения Префекта за 2001-2003 годы. Было отсканировано 28 512 страниц текста распоряжений, в библиотеку импортировано более 11 000 документов.

Концепция развития системы документационного обеспечения управления Пре-фектуры Зеленограда предусматривает дальнейшее усовершенствование элек-тронной библиотеки документов. Планируется изменение форматов образов с *.tiff и *.doc на двухслойный *.pdf для обеспечения поиска по контексту вложен-ных документов, а также формирование хранилища на носителях нового поко-ления.

О НТЦ ИРМ: www.ntcirm.ru

О Префектуре Зеленограда: www.zelao.ru

Опубликовано: 4 октября 2006 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет