Компания Аплана объявляет о начале распространения новой,третьей, версии СЭД БОСС-Референт

Система ориентирована на потребности коммерческих и государственных организаций, заинтересованных в быстрой автоматизации процессов документационного обеспечения управления. Новая версия обеспечивает процедуры согласования, подписания документов в территориально-распределенных организациях.

При ее разработке учтены требования крупных организаций к характеристикам надежности, производительности, администрирования и развиваемости решения.

Компания Аплана (группа компаний АйТи) объявляет о начале распространения новой версии системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭД) БОСС-Референт v.3, реализованной на платформе IBM Lotus Domino/Notes. Новая версия системы разработана специалистами «Центра документооборота и заказной разработки на платформе Lotus» компании Аплана.

СЭД БОСС-Референт v.3 ориентирована на потребности коммерческих структур, ФГУПов и государственных органов управления. Она обеспечивает автоматизацию процессов: а) документационного обеспечения принятия решений (включая создание проекта документа, его согласование, утверждение, ознакомление с ним и направление в архив), б) контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения, в) работы с входящей и исходящей корреспонденцией. Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.

Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта почтовой системы, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы – средствами браузера Internet Explorer версии 5 и выше.

БОСС-Референт v.3 имеет удобный графический интерфейс и реализует концепцию автоматизированного рабочего места.

В третьей версии системы реализованы следующие требования рынка:

Поддержка сложных схем согласования
В БОСС-Референт v.3 принципиально расширены функции согласования документов, которые нашли воплощение в модуле «Принятие решений». Система поддерживает сложные виды согласования документов (в том числе с использованием средств workflow), включая переходы по условиям, которые обеспечивают включение в маршрут согласования новых его участников при наступлении в системе определенных событий. Так, например, при подготовке договора на сумму, превышающую миллион рублей, в маршрут согласования может быть автоматически включен вице-президент организации по финансам.

Система поддерживает механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий, замещений и предоставляет возможности проведения согласований документов в организациях, имеющих функционально-проектную структуру. Для каждого сотрудника можно указать перечень ролей по обработке документов (утверждающий, согласующий и т.п.), при этом пользователь может иметь разные роли в функциональном подразделении, где он работает, и проектах, в которых он участвует. Обрабатывая конкретный документ, пользователь обладает правами, соответствующими его роли в подразделении, которое указано в документе.

Быстрая автоматизация
Многие решения организаций носят типовой, повторяющийся характер. Они принимаются путем подготовки и утверждения типовых документов, каждый из которых имеет свой типовой маршрут обработки. Как показывает опыт выполнения проектов по автоматизации документооборота, во многих организациях используются сходные схемы прохождения договоров, служебных записок, приказов и распоряжений и т. д. Это послужило основанием включения в стандартную поставку системы гибких процессов, задающих правила обработки пяти видов повсеместно используемых управленческих документов: договоров, служебных записок, заявок, организационно-распорядительных документов и проектов исходящих документов.

Наличие встроенных процессов обработки документов является основой для быстрой автоматизации процессов документационного обеспечения управления. Высокая скорость выполнения проектов достигается за счет:

· Быстрой настройки встроенных процессов без их модификации. Вариант ориентирован на предприятия, которые только начинают формировать свою культуру работы с документами.

· Быстрой модификации встроенных процессов. Вариант ориентирован на организации, которые уже регламентировали свои бизнес-процессы, и эти бизнес-процессы незначительно отличаются от общепринятых.

· Возможности создавать уникальные процессы обработки специфических документов, обслуживающих процессы принятия решений, из готовых «кубиков» двух видов: а) стадий обработки документов – создание, согласование, утверждение и т. д. и б) блоков маршрутов согласования. Вариант ориентирован на типы документов (компании, работающие с документами), решения по которым принимаются по специальным схемам.

Сегодня внимание топ-менеджеров многих организаций обращено на решение задач стандартизации и регламентации процедур подготовки управленческих документов и контроля выполнения зафиксированных в них решений. Они рассматривают эти задачи как необходимое условие повышения управляемости организации, ускорения выработки управленческих решений, сохранения целостности организации в условиях роста бизнеса. Процессы обработки управленческих документов, встроенные в СЭД БОСС-Референт v.3, позволяют быстро выполнить стандартизацию процедур документационного обеспечения управления, разработать и реализовать автоматизированные регламенты подготовки и реализации управленческих решений.

Контрольные функции
Качество бизнес-процессов напрямую зависит от качества контроля их выполнения. Поэтому в системе значительное внимание уделено реализации контрольных функций. На механизм уведомлений можно переложить действия, традиционно занимающие много времени у сотрудников, контролирующих прохождение документов в организации. Для подготовки отчетов по исполнительской дисциплине (по накапливаемым в системе данным), дополнительно поставляется генератор отчетов Report’sMan.

Реальная распределенность
В системе учтены особенности процедур управленческого документооборота и делопроизводства в организациях, офисы которых находятся на значительном расстоянии друг от друга. В любой момент времени сотрудники разных офисов, работающие над проектом документа, располагают его актуальными копиями, могут просмотреть информацию, относящуюся к вопросу – сформированные в ходе согласования замечания, поручения, сопутствующие документы и др., имеют информацию о статусе документа.

Надежность и производительность
Новая версия системы «БОСС-Референт» обеспечивает новый уровень отказоустойчивости системы. Версия поддерживает работу в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов – основного и резервного. В случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервный сервер.

Для повышения надежности передачи данных между территориально-удаленными офисами реализованы новые механизмы взаимодействия конфигураций системы, установленных на разных серверах. Передача словарных и справочных данных в распределенной среде выполняется средствами репликации. Данные функциональных модулей системы передаются по протоколу SSL (Secure Socket Layers – сокетному соединению). Это обеспечивает гарантированную доставку связок документов (информации, относящейся к одному вопросу), причем при низких нагрузках на каналы передачи данных.

Производительность обеспечивают: автоматический перенос отработанных документов и их копий в архивные БД, раздельное хранение карточек и файлов документов, а также реализация принципа «документы хранятся и передаются только на те серверы, где они необходимы для работы». Документ хранится на сервере офиса только в том случае, если он здесь был создан, либо к нему предоставлен доступ по крайней мере одному пользователю, закрепленному за данным офисом.

Удобство администрирования
Платформа IBM Lotus Domino/Notes позволяет вести одновременно доработку системы и ее тиражирование в территориально удаленные офисы организации. Это принципиально важно для больших проектов, в ходе которых могут возникать дополнительные требования к системе со стороны бизнес-заказчиков разных подразделений и офисов. Платформа имеет механизмы, которые позволяют одновременно обновлять релизы системы в тех офисах, где она уже была установлена, и устанавливать их впервые. Обновление системы во всех офисах территориально-распределенной организации выполняется буквально за ночь.

Администрирование системы облегчает ее интеграция в LDAP-каталогами. Удобство администрирования БОСС-Референта в территориально распределенных организациях обеспечивают также упомянутые выше автоматические механизмы передачи и хранения документов только на тех серверах, где они необходимы для работы.

Развиваемость решения
Продуманная архитектура системы и наличие в компании Аплана прототипов функциональных модулей по всем направлениям функционирования офисов обеспечивают низкую стоимость развития системы. Возможными направлениями развития являются:

· автоматизация новых бизнес-процессов документационного обеспечения принятия решений средствами модуля «Принятие решений»;

· дополнение системы специализированными модулями, поддерживающими работу офиса (работа с пропусками, командировками, поддержка системы менеджмента качества и т. д.). Это направление реализуется путем модификации имеющихся в компании Аплана прототипов модулей, автоматизирующих офисную деятельность, с учетом специфики работы организации-заказчика;

· создание системы юридически значимого документооборота – ЮЗДО. ЮЗДО включает регламент ведения юридически значимого электронного документооборота, СЭД БОСС-Референт, компоненту БОСС-Крипто (разработка компании Аплана), а также решения внешних поставщиков – удостоверяющий центр, служба штампов времени, криптопровайдер;

· интеграция системы с бизнес-приложениями и службами заказчика, включая службу поддержки пользователей, ERP-систему и др.

О компании Аплана

Аплана (www.aplana.ru) – ведущий поставщик услуг в области разработки, сопровождения и тестирования программных приложений для корпоративных заказчиков в России и за рубежом. Входит в Группу компаний АйТи. Компания специализируется на создании и развитии систем управления деловыми процессами и информацией в распределенных организациях.

По итогам рейтинга Global Outsourcing 100, Аплана вошла в число 100 ведущих компаний мира, предоставляющих услуги аутсорсинга в сфере информационных технологий.

С 2002 года в Аплане функционирует система менеджмента качества, сертифицированная компанией TUV CERT (Германия) на соответствие требованиям международного стандарта ISO 9001:2000.

Новая третья версия системы БОСС-Референт разработана подразделением компании – Центром документооборота и заказных разработок на платформе Lotus. Начиная с мая 2004 года, Центр сконцентрировал компетенции Группы компаний АйТи в области разработки на платформе IBM Lotus систем управления информацией и деловыми процессами. В числе услуг Центра:

· разработка и внедрение системы БОСС-Референт;

· сопровождение базовой и кастомизированных версий БОСС-Референта;

· разработка заказных решений на платформе IBM Lotus;

· сопровождение приложений сторонних разработчиков, реализованных на платформе IBM Lotus;

· консалтинговые услуги в области постановки автоматизированного документооборота, в том числе в распределенных организациях.

Подробная информация о компании Аплана представлена на сайте www.aplana.ru

Подробная информация о системе БОСС-Референт представлена на сайте www.boss-referent.ru

За дополнительной информацией обращайтесь, пожалуйста, в пресс-службу компании Аплана по телефону +7(495) 748-13-45 к Анне Павловской (Apavlovskaya@aplana.com)

Опубликовано: 5 июня 2006 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет