Aspen Square Management использует интегрированное решение для работы с документами от Altec и Epicor®

Лидер индустрии многоквартирного жилья добился экономии и повышения прозрачности и контроля при финансовых расчетах, благодаря решению Altec doc-link и Epicor Financials Suite.

Москва, 17 февраля 2005 года. — Корпорация Epicor Software, ведущий поставщик интегрированных корпоративных программных решений для компаний среднего бизнеса, и компания Altec, ведущий производитель интегрированных решений для управления бухгалтерским документооборотом (Integrated Document Management, IDM), объявили о совместном решении для компании Aspen Square Management.

Компания Aspen Square Management, лидер индустрии управления многоквартирным жильем, в ведении которого находятся свыше 25 тыс. квартир, успешно реализовала программу по исключению ряда бизнес-процессов на основе бумажных документов, благодаря внедрению IDM-решения doc-link™ от Altec, интегрированному с Epicor Enterprise, комплексной системой для предприятий среднего бизнеса во всем мире.
Aspen сдает качественное жилье более 45 лет и входит в число 50 ведущих компаний по эксплуатации комплексного жилья в США. В настоящее время Aspen управляет 130 жилыми комплексами в 101 городе 27 штатов, и этот фонд продолжает расти.

Финансовые операции компании производятся в штаб-квартире, расположенной в Вест-Спрингфилде (штат Массачусетс). До внедрения решения doc-link почти 70% всех счетов Aspen приходилось пересылать на утверждение менеджерам в филиалы. Менеджеры еженедельно отправляли скопившиеся счета в штаб-квартиру для обработки.
«Принятый ранее у нас процесс оформления финансовых расчетов приводил к задержкам и дополнительным расходам на пересылку бумажных документов, — рассказывает менеджер по оплате счетов Aspen Square Management Диана Боурегард (Diane Beauregard). — Счета нужно утверждать на дополнительном уровне, и часто это заканчивалось тем, что мы теряли документы».
Боурегард продолжает: «Помимо этого, менеджеры филиалов часто обращались в штаб-квартиру с вопросами, а бухгалтеры тратили бесценное время на то, чтобы поднять документы для решения возникающих проблем».
Так как Aspen быстро расширяла свой жилой фонд, и количество финансовых операций росло, финансовому отделу потребовалась система, которая позволила бы увеличить объем производимых транзакций, не расширяя штат сотрудников.

От системы требовалось, чтобы она позволяла персоналу филиалов обращаться к информации по мере необходимости, чтобы уменьшить число звонков в финансовый отдел.
Aspen производила финансовые операции с помощью Epicor Financials- комплексного решения для управления финансовыми операциями компании. Решение doc-link выбрали главным образом потому, что оно обеспечивает интеграцию с Epicor Financials, а также за его репутацию среди других крупных пользователей Epicor.

Doc-link обеспечивает менеджеров филиалов Aspen средствами доступа к документам и позволяет финансовому отделу отслеживать документы в процессе их утверждения, что гарантирует усиленный контроль и прозрачность расчетов.
«С момента внедрения решения doc-link в штаб-квартиру поступает значительно меньше вопросов из филиалов, — продолжает г-н Боурегард. — За то же время количество поступающих в Aspen счетов увеличилось с 14 тыс. до 20 тыс. в месяц.

Благодаря doc-link, Aspen удалось справиться с возросшим объемом работы без увеличения численности персонала. Без doc-link нам пришлось бы нанимать еще двух-трех сотрудников, что обошлось бы компании примерно в $100 тыс. в год, так что решение doc-link окупилось с лихвой».
После внедрения doc-link Aspen провела анализ расхода бумаги и обнаружила, что за первые полтора года сканирования документов компания ввела в систему 3,8 млн страниц, что соответствует стопке бумаги высотой приблизительно 391 м, то есть со 128-этажное здание, которая весила бы примерно 20,88 тонны.

Такая экономия позволит Aspen высвободить значительное количество площади архива и картотечных шкафов. «Теперь интегрированное решение от Altec и Epicor служит составной частью наших бизнес-процессов, — говорит Боурегард. — Я уже не представляю себе работу без него».
Интегрированное решение повышает прозрачность учета
Те заказчики Epicor Enterprise, которые применяют doc-link, могут ускорить окупаемость своих инвестиций, автоматизировав трудоемкие процессы на основе бумаги — посредством сканирования документов, организации документопотоков и автоматизации доставки документов.

Обычно пользователи, заменившие традиционные процессы на основе бумаги решением doc-link, фиксируют повышение производительности труда на величину до 40% и окупают вложенные средства за девять месяцев или еще быстрее.
Altec и Epicor освоили технологию Microsoft .net и веб-сервисов, которая естественным образом дополняет их корпоративные решения. Пользуясь архитектурой Microsoft .net, doc-link собирает, хранит и позволяет мгновенно извлекать документы при помощи мощных инструментов управления, упрощающих организацию и выбор способов доставки изображений и данных, включая FTP, факс или электронную почту.
О компании Altec
Компания Altec, основанная в 1985 году и расположенная в Лагуна-Хиллз, штат Калифорния, является одним из ведущих поставщиков интегрированных решений документооборота для предприятий среднего размера.

Она предлагает широкий спектр ориентированных на бухгалтерский учет решений для организации безбумажного документооборота, в числе которых флагманский продукт doc-link™, позволяющий компаниям вводить, архивировать и направлять структурированные и неструктурированные документы заказчикам, сотрудникам и поставщикам. В число комплексных решений Altec входят решения IDM, системы управления выводом документов, а также системы распознавания символов на чеках и бумажных документах, с которыми работают свыше 13 тыс. заказчиков в Северной Америке.

Altec сотрудничает с ведущими поставщиками решений для бухгалтерского учета и управления бизнесом, предоставляя своим заказчикам наиболее мощные, интегрированные корпоративные решения для работы с документами. За более подробной информацией обращайтесь, пожалуйста, на веб-сайт Altec по адресу: http://www.altec-inc.com/ или звоните по телефону 1-800-997-9921.

Опубликовано: 17 февраля 2005 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет