ПОТОЧНОЕ СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СОВЕТЕ ФЕДЕРАЦИИ

1 декабря 2004 года в отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива Аппарата Совета Федерации введён в опытную эксплуатацию участок поточного сканирования документов. Бумажные документы, зарегистрированные в системе электронного документооборота верхней палаты парламента "ДЕЛО-ТСФ", проходят процедуры сканирования и распознавания.

Полученные в результате этого электронные документы в автоматическом режиме заносятся в систему и незамедлительно направляются в соответствующие службы и подразделения Совета Федерации для дальнейшей работы с ними.

Организация участка поточного сканирования документов в Совете Федерации стала возможной на основе интеграции системы "ДЕЛО-ТСФ", реализованной на базе версии 8.5.3 системы "ДЕЛО" компании ЭОС, встроенной опции FineReader компании Abbyy и сканеров Fujitsu.

Ежегодно в Совете Федерации имеют хождение до 90 тысяч документов. Однако сканированию пока подлежат лишь наиболее важные из них, а именно материалы заседаний: постановления, обращения, заявления, распоряжения, протоколы, выписки из протоколов. Как правило, все они ставятся на контроль в Секретариате Руководителя Аппарата верхней палаты. Ранее при сканировании бумажных оригиналов сотрудники Совета Федерации, работающие с системой "ДЕЛО-ТСФ", пользовались ручным прикреплением образов документов к регистрационной карточке, что довольно-таки трудоёмко по сравнению с поточным сканированием. Каким же образом это организовано сейчас?..

В отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива 8 человек, каждый из них освоил поточное сканирование. Наибольшая эффективность процесса достигается тем, что функции регистрации документов в системе "ДЕЛО-ТСФ" и непосредственного сканирования разделены.

В ходе регистрации каждого документа печатается реестр его передачи (со штрих-кодом), который укладывается поверх документа. Подготовленные таким образом комплекты в произвольной последовательности закладываются в высокопроизводительный сканер. Материалы автоматически сканируются в двухстороннем режиме и - в виде файлов графических и текстовых форматов - прикрепляются к регистрационным карточкам соответствующих документов системы.

В обязанности сотрудников отдела входит также визуальный контроль корректности выполнения процедур сканирования и распознавания текстов документов. При этом нет необходимости выверять текст дословно. Файлы индексируются, что позволяет в дальнейшем организовать атрибутивный и контекстный поиск документов по любым известным пользователям системы параметрам.

Бумажные же оригиналы документов направляются по назначению, следуя своими традиционными маршрутами.

За непродолжительное время освоения процесса поточного сканирования документов в группе развития технологий Управления делопроизводства Аппарата Совета Федерации и ещё более краткий период опытной эксплуатации участка в отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива сотрудники структурных подразделений верхней палаты уже успели привыкнуть к тому, что документы появляются в автоматизированной системе "ДЕЛО-ТСФ" непосредственно в день заседания. Это притом, что некоторые из подразделений территориально разнесены по Москве, а все делопроизводители работают в основном здании.

Опытная эксплуатация участка поточного сканирования документов продлится до конца года. В дальнейшем же, после анализа её результатов, оценки эффективности процесса и его простоты с точки зрения освоения делопроизводственным персоналом и специалистами технологических служб, будет введён в действие аналогичный участок из 2 рабочих мест (места оборудованы) в отделе приёма, учёта и отправки корреспонденции. Это позволит сканировать все входящие и исходящие документы, которые не являются конфиденциальными. Кроме того, в архиве Совета Федерации планируется установить ещё 2 рабочих места поточного сканирования документов - для перевода в электронный вид бумажного фонда верхней палаты.

Опубликовано: 8 декабря 2004 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет