Система электронного документооборота на базе SAP Business Suite , внедренная в компании Sterling Group, переведена в…

Завершен этап опытной эксплуатации системы электронного документооборота, внедренной специалистами Sterling Group в своей компании на базе программных средств SAP Business Suite. Началась фаза продуктивной эксплуатации. Документооборот – обязательная составная часть деятельности любой организации.

Поэтому любая компания заинтересована в наличии таких средств, которые помогут ей не потерять ни одного документа, получить нужный документ в тот момент, когда он понадобился, оперативно готовить любые отчетные материалы, минимизировать количество усилий и времени сотрудников, требующихся для организации исполнения приказов и распоряжений. Наиболее жесткие требования к средствам автоматизации управления документами предъявляют те организации, для которых движение документов составляет суть основных бизнес-процессов. Яркий пример – управляющие (холдинговые) структуры, главной задачей которых является управление. Традиционная «бумажная» организация документооборота в таких организациях, как правило, скрывает огромный резерв оптимизации деятельности сотрудников, в частности, за счет постоянной доступности нужных документов или автоматизации рутинных процедур согласования документов. «В нашей компании мы внедрили программный комплекс, который рассматриваем как типовое решение электронного документооборота для крупной холдинговой структуры,- отмечает Вакиль Галиулин, директор Департамента систем управления предприятием компании Sterling Group.- Этот подход мы уже успешно применили в других проектах, выполненных для российских предприятий, работающих в различных отраслях экономики». Традиционно зарубежные средства управления документами считались плохо применимыми для российских предприятий в силу, как особенностей российского законодательства, так и устоявшейся практики бюрократических процедур: детальная отчетность, строгий контроль исполнительской дисциплины. Однако опыт работ, выполненных в Sterling Group, показывает, что программные средства семейства SAP Business Suite обладают огромной функциональной мощью и превосходной гибкостью. Это позволяет создавать на их базе прикладные системы электронного документооборота, идеально подходящие к условиям российских предприятий и организаций: · Единое хранилище электронных документов. Все документы регистрируются в системе и хранятся в едином хранилище в единственном экземпляре. Поддерживается электронный архив документов, доступ к которым может получить в любой момент времени любой сотрудник в соответствии со своими полномоч- иями. · Гибкая система ознакомления сотрудников с приказами и распоряж- ениями. Список автоматической рассылки документа нужным сотрудникам по электронной почте легко модифицируется и перенастраивается. · Усовершенствованная работа с «бумажными» документами. Поскольку в российском законодательстве сохраняется приоритет «бумажных» документов, система позволяет минимизировать рутинные работы, связанные с их подготовкой и обработкой. В частности, документы сканируются, а их электронные образы сохраняются в базе электронных документов. При необходимости нужный документ или подготовленный системой отчет можно распечатать, заверить и использовать как документ, имеющий юридическую силу. · Контроль исполнения приказов, распоряжений. Любой приказ, распоряжение, служебная записка и т. п. документы, требующие каких-либо действий сотрудников, после регистрации в системе ставятся на контроль. Время и характер напоминания легко настраиваются. Руководитель в любой момент времени может получить исчерпывающую информацию (в виде настраиваемого отчета) о том, как сотрудники отрабатывают полученные распоряжения. · Прозрачная система автоматического оформления командировок. Сотруднику, намеренному отправиться в командировку, достаточно заполнить стандартную электронную форму. Система сама автоматически отправит ее на согласование всем должностным лицам, проконтролирует получение разрешающих резолюций, отправит заявку на обработку в нужные службы (бронирование билетов, гостиниц, расчет командировочных расходов и т. д.). · Автоматическое согласование договоров. Система сама направляет текст договоров на согласование во все необходимые инстанции и контролирует выполнение указанных работ в нужные сроки. По оценкам экспертов, крупные компании, которые ведут большое количество договоров, несут огромные потери (до нескольких процентов от общего оборота компании за счет разнообразных штрафов, пеней и т. п.) только за счет неаккуратного исполнения договорных обязательств. Подсистема документооборота тесно интегрирована с ранее внедренным блоком управления персоналом (HR): в процессе обработки документы связываются с табельным номером сотрудника, персональной информацией из штатного расписания и т.д. «В системе электронного документооборота Sterling Group мы реализовали важнейшие особенности российских бюрократических процедур, которые обычно отнимают у сотрудников массу времени, и максимально оптимизировали эти процедуры с помощью самых современных информационных технологий, поставляемых компанией SAP - подчеркивает Светлана Кусовникова, начальник Отдела документационного управления компании Sterling Group.- В течение года система работала в полнофункциональном режиме опытной эксплуатации. Опытная эксплуатация прошла успешно и система переходит в режим продуктивной эксплуатации».

Sterling Group S.A. - российская компания, работающая на рынке системной интеграции с 1992 года. Основной профиль деятельности Sterling Group – консалтинг, комплексные решения управленческих, финансовых, аналитических, кадровых, информационных задач, а также автоматизация и мониторинг производственных процессов. Интернет: www.sterling.ru За дополнительной информацией, пожалуйста, обращайтесь: Компания Sterling Group тел. (095) 792-31-95 Людмила Зайцева e-mail:zaitseva_ludmila_v@sterling.ru Моб.: (095) 364 0171

Опубликовано: 23 сентября 2004 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет