Уральские металлурги внедряют OPTiMA-WorkFlow и собираются полностью отказаться от бумажного делопроизводства

Компания «Оптима» внедрила на Первоуральском новотрубном заводе (ПНТЗ) систему управления потоками работ “OPTiMA-WorkFlow”. Внедрение этой системы позволило автоматизировать такие важные процессы делопроизводства, как поиск документов, передачу их от одного исполнителя другому, многоуровневое утверждение документов.

В настоящий момент система “OPTiMA-WorkFlow” установлена на 97 рабочих местах и находится в опытной эксплуатации. В дальнейшем планируется установить ее еще на 200 рабочих мест, а также выполнить ее интеграцию с системой управления предприятием. Все это позволит Первоуральскому новотрубному заводу полностью отказаться от бумажного документооборота и перейти на электронное делопроизводство с использованием электронной цифровой подписи.

На таких крупных предприятиях, как Первоуральский новотрубный завод, процессы обработки, согласования документов, а также контроль исполнения принятых решений требуют значительных усилий и отнимают у сотрудников массу времени. В большинстве случаев невозможно получить информацию о том, на какой стадии утверждения находится документ, какое решение было принято на предыдущем этапе его согласования. Для того чтобы решить эти проблемы, а также оптимизировать существующие схемы обработки документов и принятия решений, руководство компании ОАО «Первоуральский новотрубный завод» приняло решение о внедрении системы управления потоками работ.

Для реализации этого проекта ОАО «ПНТЗ» провело сравнительный анализ функциональных возможностей нескольких программных продуктов, предложенных компаниями разработчиками. В результате была выбрана компания «Оптима» со своей системой “OPTiMA-WorkFlow”.

«Возможности различных workflow-систем мы оценивали не только по коммерческим предложениям поставщиков. Наши специалисты ездили по предприятиям, на которых уже были установлены и запущены в промышленную эксплуатацию системы управления потоками работ. В первую очередь мы оценивали функциональность этих систем, гибкость, легкость настройки и использования. Кроме этого пристальное внимание уделялось опыту внедрения систем у компании поставщика программного обеспечения. Принимая во внимание все эти факторы, мы остановили свой выбор на компании «Оптима» и системе “OPTiMA-WorkFlow”, которая максимально соответствовала нашим требованиям», - рассказал Владимир Анатольевич Ганцев, начальник управления делопроизводства Первоуральского новотрубного завода.

Внедрение системы “OPTiMA-WorkFlow” на ПНТЗ проходило в несколько этапов. Сначала сотрудники компании «Оптима» выполнили обследование существующей на ПНТЗ технологии делопроизводства и документооборота. В результате обследования специалисты «Оптимы» совместно с руководством ПНТЗ разработали схемы, позволяющие оптимизировать существующие системы регистрации и учета документов.

На этом этапе большим достижением явилось создание универсальных методов обработки поступающих на ПНТЗ заказов на изготовление продукции. «Разработав новые методы обработки заказов на изготовление продукции, мы сделали возможным построение на Первоуральском Новотрубном заводе полнофункциональной CRM-системы», - отметил Дмитрий Марченко, начальник отдела продаж систем управления документами компании «Оптима». Кроме этого тщательному анализу и пересмотру подверглись схемы согласования договоров, подготовки и рассылки организационно-распорядительной документации и др.

На следующем этапе внедрения системы “OPTiMA-WorkFlow” сотрудники «Оптимы» определили итоговые функциональные возможности системы управления потоками работ на ПНТЗ. Было подготовлено техническое решение, которое содержало информацию обо всех участниках процессов делопроизводства и доступных им действий, формы регистрационных карт документов; шаблоны различных типов распорядительных и исходящих документов; макеты отчетов для получения статистических и аналитических сводок, а также поисковые запросы на выборку необходимых документов.

На заключительном этапе систему “OPTiMA-WorkFlow” установили на 97 рабочих местах, после чего она была запущена в опытную эксплуатацию. Сотрудники ПНТЗ прошли соответствующее обучение по работе с “OPTiMA-WorkFlow”. Был создан центр поддержки пользователей системы, в который вошли сотрудники управления по автоматизации и управления делопроизводства.

«В настоящий момент система управления потоками работ на нашем предприятии проходит опытную эксплуатацию, но уже сегодня мы можем отметить положительные моменты, связанные с ее внедрением. Значительно сократилось время, которое раньше тратилось на поиск, доставку и визирование документов. В любой момент времени сотрудник, занятый в том или ином процессе делопроизводства, имеет возможность получить всю необходимую информацию о том, где сейчас находится документ, кто с ним работает, и какое решение было принято на предыдущем этапе согласования. При пересылке документы больше не теряются. У сотрудников появилась возможность отслеживать изменения, которые были внесены в документ на всех этапах согласования», - рассказал Владимир Анатольевич Ганцев. «В дальнейшем мы планируем продолжать развитие проекта по нескольким направлениям. Во-первых, планируется установка системы еще на 200 рабочих мест, что позволит нашему предприятию практически полностью отказаться от традиционного бумажного документооборота. Кроме того, мы планируем установку системы и в московском представительстве. В планах также и расширение функций системы, охват новых сфер деятельности, работа по которым в настоящее время ведется по старой «бумажной технологии». В перспективе мы планируем выполнить интеграцию “OPTiMA-WorkFlow” с внедряющейся сейчас на нашем предприятии ERP-системой “Axapta”».

ОАО «Оптима» Компания «Оптима» работает на российском рынке высоких технологий с 1990 года. Все это время компания занимается разработкой и внедрением комплексных информационных систем различного уровня, повышая тем самым эффективность работы предприятий и организаций.

Спектр услуг, предоставляемых компанией «Оптима», охватывает все аспекты информатизации компаний - от управленческого консультирования и проектирования систем автоматизации до технической и сервисной поддержки. И что самое важное – «Оптима» владеет искусством объединения всех частей информационной системы в единое целое, благодаря чему компания начинает функционировать как хорошо отлаженный высокоэффективный механизм.

Штат компании «Оптима» составляет более 500 сотрудников, из которых 200 - сертифицированные специалисты. За время работы компанией «Оптима» выполнено более 350 крупных проектов в регионах России, странах СНГ и Азии.

Информация для контактов: Виктор Кожевников Начальник отдела рекламы и PR

Россия, 105082, г. Москва, Рубцовская наб., 3 стр. 1 Тел.: +7 (095) 363-3653, факс: +7 (095) 363-3656 E-mail: viktorvk@office.optima.ru Web: http://www.optima.ru

Дмитрий Марченко Начальник отдела продаж систем управления документами

Россия, 105082, г. Москва, Рубцовская наб., 3 стр. 1 Тел.: +7 (095) 363-3653, факс: +7 (095) 363-3656 E-mail: dmitryam@office.optima.ru Web: http://www.optima.ru

Первоуральский новострубный завод

За годы своего существования завод вобрал в себя передовой производственный опыт ведущих зарубежных и отечественных предприятий. В технологических процессах применяется передовое оборудование, изготовленное известными заводами России, Германии, США, Италии, Великобритании, Швейцарии. В настоящее время Новотрубный завод располагает практически всеми основными технологиями производства стальных труб и баллонов. На предприятии производится свыше 25 тысяч типоразмеров труб и трубных профилей из 200 марок углеродистых, легированных и нержавеющих сталей по 34 российским и 25 иностранным стандартам, а также по 400 техническим условиям.

Опубликовано: 7 октября 2002 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет