Завершен первый этап создания АСДОУ “Архангельского ЦБК” на базе программы “Евфрат” компании Cognitive Technologies

ОАО “Архангельский целлюлозно-бумажный комбинат” (“АЦБК”) – одно из крупнейших промышленных предприятий России, численностью более 9000 чел. и занимающее 79 место в рейтинге российских компаний "Эксперт-200". Объем документооборота предприятия за 2000 г. составил около 150.000 документов.

Массив документов включает большое число писем, инструкций, входящих и исходящих документов, приказов, указаний, постановлений, актов, протоколов.

Несмотря на то, что в структуре ОАО “АЦБК” существуют специальные службы, которые занимаются созданием, обработкой и хранением документов, этот процесс сильно затруднялся из-за их постоянно растущего потока. Это приводило к потере оперативности принимаемых руководителями и ответственными лицами решений и ухудшению исполнительской дисциплины. С целью повышения эффективности работы служб документационного обеспечения управления, систематизации работы сотрудников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, было принято решение о внедрении на ОАО “АЦБК” автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), которая потенциально может охватить все объекты ОАО “АЦБК”.

В качестве основы АСДОУ была выбрана универсальная система управления документами компании Cognitive Technologies “Евфрат”.- Ситуация к началу проекта. На момент разработки проекта АСДОУ, в ОАО “АЦБК” существовала разобщенная система, которая позволяла осуществлять документооборот предприятия на среднем уровне. Применялся целый парк программного обеспечения, разработанного в разные годы штатными программистами и несвязанного между собой.

Таким образом, к проблемам, связанных собственно с делопроизводством, добавлялась необходимость поддержки различных программ и их версий, что требовало значительных затрат. Низкий уровень автоматизации деятельности канцелярии, контролирующей документооборот, приводил к задержкам обработки документов. Отсутствовал полный анализ входящей и исходящей почты. При возникновении потребности в аналитических справках по документам требовалось значительное время для их получения.

В недостаточной степени осуществлялся контроль за обработкой документов ответственными за делопроизводство в подразделениях. - Организация документационного обеспечения управления на ОАО “АЦБК” до внедрения АСДОУ не позволяла своевременно обрабатывать документы, что с учетом постоянного роста потока документов могло привести к потере оперативности управления предприятием и, в конечном итоге, к снижению конкурентоспособности предприятия.

В июне 2000 г. было принято решение об автоматизации делопроизводства в масштабах предприятия на основе одной из присутствующих на российском рынке систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Общая схема проекта. Уникальная возможность системы "Евфрат Office" работать в двух режимах - как клиент в режиме "клиент-сервер" и как автономная система, позволила ОАО “АЦБК” разделить проект автоматизации на два этапа.

На первом этапе создано и внедрено "Типовое решение по автоматизации рабочего места ответственного за делопроизводство ОАО "АЦБК"", в соответствии с которым проведена автоматизация делопроизводства внутри 50 структурных подразделений, документооборот между которыми пока осуществляется в бумажном виде. На втором этапе планируется создание единой АСДОУ ОАО "АЦБК", предусматривающей переход к архитектуре "клиент-сервер", единому электронному архиву документов предприятия и электронному документообороту между подразделениями.

Необходимость разделения проекта на этапы возникла по следующим - причинам. 1) Организационные: - отсутствие должного уровня культуры делопроизводства в целом по предприятию, - отсутствие единообразия ведения делопроизводства в структурных подразделениях, - большое количество (около 50) структурных подразделений. 2) Технические: - территориальная удаленность структурных подразделений, - отсутствие компьютерной сети в приблизительно трети из них.

3) Человеческий фактор: - разный уровень квалификации и подготовки ответственных за делопроизводство, который нужно выровнять. В настоящее время завершен первый этап проекта автоматизации делопроизводства ОАО "Архангельский ЦБК". Рабочей группой из трех человек (руководитель проекта, ведущий разработчик и программист) в течение трех месяцев (с сентября по ноябрь 2000 г.) проделана следующая предварительная работа: - исследование и описание сложившихся на предприятии правил работы с документами; - экспертиза правил работы с документами и разработка рекомендаций по их улучшению; - создание и утверждение необходимых нормативных документов; - разработка "Типового решения по автоматизации рабочего места ответственного за делопроизводство ОАО "Архангельский ЦБК"", документации к нему, а также решения по переносу имеющихся данных из снимающихся с эксплуатации программных систем; - разработка и утверждение шаблонов документов предприятия в электронном виде.

В настоящий момент создана автоматизированная система документационного обеспечения управления, объединяющая 50 рабочих мест и обеспечивающая автоматизацию делопроизводственных процессов внутри Управления комбинатом и управлений 50 структурных подразделений. Система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов ОАО “АЦБК”, контроль выполнения принятых руководством решений, ведение и автоматическое формирование номенклатуры дел ОАО “АЦБК”, его отделов и подразделений, хранение и резервное копирование документов.

Ввод системы позволил комплексно охватить предмет документооборота на предприятии и систематизировать работу ответственных за делопроизводство по регистрации, хранению и передачи информации между работниками подразделений. Причины выбора “Евфрата”. По словам руководителя проекта автоматизации делопроизводства ОАО "АЦБК" Александра Евгеньевича Тимофеева, “мы выбрали “Евфрат” по нескольким причинам. 1) В “Евфрате” реализованы следующие функциональные возможности:- - ведение делопроизводства на основе картотек; - возможность дополнения карточек оригиналами документов; - развитые средства поиска;

- наличие уровней доступа; - соответствие действующим нормативам по делопроизводству; - возможность ведения электронного документооборота; - встроенный контроль исполнения; - встроенная система распознавания; - интеграция с Microsoft Office; - развитая система отчетности. 2) “Евфрат” удовлетворяет следующим техническим требованиям: - открытость (доступность полных спецификаций и документации по системе); - гибкость (возможность настройки под заказчика, расширение функциональности без привлечения разработчика); - масштабируемость (с учетом устойчивой тенденции к росту количества документов); - быстродействие (не ухудшающееся с ростом количества документо- в); - простой и удобный интерфейс (отсутствие чрезмерных требований к квалификации пользователя, минимизация затрат на обучение и сопровождение).

3) Хорошее соотношение цена/возможности. 4) Богатые возможности расширения и настройки. 5) Устойчивое положение компании-производителя на рынке. 6) постоянное развитие системы (регулярный выпуск новых версий)”- . Функциональные возможности системы. Регистрация документов. Система регистрации строится по традиционному принципу отечественного делопроизводства - на основе регистрационных карточек. Записи по регистрационным карточкам готовятся в системе делопроизводства и регистрируются в электронном архиве системы.

Система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и других документов. Документы регистрируются в раздельных картотеках: входящих документов, исходящих документов и картотеке контроля исполнения. Поступающие входящие документы регистрируются на автоматизированном рабочем месте в канцелярии. Входящий документ может сканироваться и в дальнейшем помещается вместе с его регистрационной карточкой в электронный архив.

При регистрации исходящих документов, создается его регистрационная карточка, которая помещается в электронный архив вместе с отсканированным изображением документа или непосредственно файлом в исходном формате. Регистрация прочих внутренних документов (приказы, указания, постановления) в системе состоит в ведении соответствующей электронной таблицы, которая является аналогом журнала. После внесения информации в таблицу, она автоматически индексируется в электронном архиве.

Контроль исполнения. При постановке заданий на контроль в системе создаются контрольно-регистрационные карточки. В случае переносов сроков исполнения ведется полная история выполнения мероприятия, с возможностью внесения в электронный архив отсканированных изображений утверждающих документов. После исполнения контрольная карточка снимается с контроля, при этом в систему также могут вноситься отсканированные изображения утверждающих д- окументов.

В системе предусмотрены возможности формирования отчетов по различным направлениям, в том числе обеспечивается расчет коэффициента исполнительской дисциплины по исполнителям. Поиск информации. Поиск в системе может осуществляться по каждому из реквизитов или их совокупности, с применением логических операторов. Электронные документы можно искать по ключевым словам в тексте. Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.

Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов. Можно использовать сочетания нескольких видов поиска для нахождения информации и формирования отчетов. В процессе поиска “Евфрат” использует морфологический анализ для повышения полноты и точности поиска. В системе можно создавать классификаторы документов по предметно-вопросному (тематическому) признаку или по хронологии.

Использование системы обеспечивает автоматизированную подготовку отчетов для составления описи дел, исполнительской дисциплине, формирования архивов и номенклатуры дел предприятия и его подразделений. Дополнительные возможности. В системе предусмотрена возможность внесения пользователем дополнительных реквизитов для зарегистрированных в системе документов. Согласование документов обеспечивается с помощью электронной почты или "совместных рабочих столов".

Система дает возможность доступа пользователей к корпоративной базе для поиска и получения документов в соответствии с правами доступа. В системе доступны электронные типовые бланки документов, пользователям предоставляется также возможность использования табеля документов. Оценка результатов внедрения. Внедрение системы, кроме автоматизации основных функций ДОУ, позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников с документами.

Это достигается за счет того, что сотрудник, даже с самым низким уровнем знаний компьютерных технологий, получает возможность использовать самые сложные современные достижения компьютерного рынка, такие как системы распознавания текстов, системы управления факсами, электронную почту и другие.- Масштабируемость системы позволяет поэтапно наращивать функциональность АСДОУ, а ее гибкость – настройку в соответствии с индивидуальными предпочтениями сотрудника.

Любой сотрудник может даже самостоятельно организовать информационно-поисковую систему по используемым им документам. Это значительно повышает конечный эффект от внедрения системы. По словам А. Е. Тимофеева, “благодаря внедрению АСДОУ ОАО “АЦБК” на базе “Евфрата” нами получены следующие результаты: 1) при сохранении численности персонала в службе ДОУ увеличен объем выполняемых работ и повысилось качество выполнения функций ДОУ; 2) ДОУ приведено в соответствие с действующими нормативными документами по делопроизводству; 3) руководитель оперативно получает любые сведения из организационно–распорядительной документации для своевременного принятия решения; 4) значительно упрощен и ускорен (более чем в пять раз) процесс поиска документов; 5) значительно (более чем в два раза) сокращены временные затраты на выполнение рутинных делопроизводственных операций, таких как формирование номенклатуры дел, составление описи дел, размножение и рассылка документов и т.д.; 6) внедрение позволило улучшить контроль исполнения, так как - система позволяет руководству за несколько секунд получить всю информацию о ходе выполнения конкретного поручения в виде отчёта; - система контроля исполнения тесно связана с электронным архивом, что позволяет получать аналитическую информацию о состоянии исполнительской дисциплины; - система предоставляет возможность рассылки контрольных карточек, напоминаний, отчётов по электронной почте, что обеспечивает своевременное получение информации исполнителями”. -

Опубликовано: 2 февраля 2001 г.

Ключевые слова: нет

Извините, комментариев пока нет